ZAKRES CERTYFIKACJI
Jednostka certyfikująca prowadzi certyfikację oraz przeprowadza kontrole oraz wydaje i cofa certyfikaty zgodności z Systemem Gwarantowanej Jakości Żywności QAFP w zakresie:
Kulinarne mięso z piersi kurczaka – zgodnie z wymogami Zeszytu branżowego: Tuszki, elementy i mięso z kurczaka i indyka – wymagania produkcyjne i jakościowe
Tuszki i elementy z kurczaka – zgodnie z wymogami Zeszytu branżowego: Tuszki, elementy i mięso z kurczaka i indyka – wymagania produkcyjne i jakościowe
Kulinarne mięso z piersi indyka – zgodnie z wymogami Zeszytu branżowego: Tuszki, elementy i mięso z kurczaka i indyka – wymagania produkcyjne i jakościowe
Tuszki i elementy z indyka – zgodnie z wymogami Zeszytu branżowego: Tuszki, elementy i mięso z kurczaka i indyka – wymagania produkcyjne i jakościowe
Kulinarne mięso wieprzowe – zgodnie z wymogami Zeszytu branżowego: Kulinarne mięso wieprzowe – wymagania produkcyjne i jakościowe
Wędliny – zgodnie z wymogami Zeszytu branżowego: Wędliny – wymagania produkcyjne i jakościowe
Mięso mielone zgodnie z wymogami Zeszytu branżowego: Mięso mielone – wymagania produkcyjne i jakościowe
Konserwy – zgodnie z wymogami Zeszytu branżowego: Wędliny – wymagania produkcyjne i jakościowe
Wyroby mięsne na grilla lub do pieczenia – zgodnie z wymogami Zeszytu branżowego: Wyroby mięsne na grilla lub do pieczenia – wymagania produkcyjne i jakościowe
1.3 Opis procesu certyfikacji
Producent przystępujący do Systemu Gwarantowanej Jakości Żywności (QAFP) zobowiązany jest do wdrożenia, adekwatnie do zakresu swojej działalności zasad GHP, GMP, GAP, GLP, HACCP i BHP.
Poszczególne działania obejmują:
GHP (Good Hygienic Practice) – Dobra Praktyka Higieniczna – działania, które muszą być podjęte, i warunki higieniczne, które muszą być spełnione i kontrolowane na wszystkich etapach produkcji lub obrotu, aby zagwarantować bezpieczeństwo żywności
GMP (Good Manufacturing Practice) – Dobra Praktyka Produkcyjna – w odniesieniu do produkcji żywności: działania, które muszą być podjęte, i warunki, które muszą być spełnione, aby produkcja żywności odbywała się w sposób zapewniający bezpieczeństwo żywności, zgodnie z jej przeznaczeniem, a w odniesieniu do produkcji materiałów i wyrobów przeznaczonych do kontaktu z żywnością.
GAP (Good Agricultural Practices) – Zwykła Dobra Praktyka Rolnicza – oznacza podstawowe standardy gospodarowania uwzględniające ochronę środowiska, które powinien przestrzegać każdy racjonalnie postępujący rolnik. Standardy te dotyczą: racjonalnej gospodarki nawozami, ochrony gleb i wód, zachowania cennych siedlisk i gatunków roślin i zwierząt, ochrony krajobrazu rolniczego (Kodeks dobrej praktyki rolniczej, MRiRW, Warszawa 2004).
GLP (Good Laboratory Practic) – Dobra Praktyka Laboratoryjna – określa wymagania dla laboratoriów dotyczące metod badawczych, personelu, aparatury oraz zapisów.
HACCP (Hazard Analysis Critical Control Point) – System Zapewnienia Bezpieczeństwa Zdrowotnego Żywności – system mający na celu identyfikację mogących pojawić się zagrożeń, ocenę ich istotności, oszacowanie ryzyka ich wystąpienia oraz określenie metod ich ograniczenia.
1.3.1 Złożenie Wniosku i Zgłoszenia
Złożenia wniosku dokonuje Producent lub Grupa producentów (właściciel/e lub osoba/y działająca/e w jego/ich imieniu), będący/a Uczestnikiem Systemu QAFP, zwany/a w dalszej części Producentem. Zgłoszenia dokonuje Producent wypełniając „Zgłoszenie uczestnictwa w Systemie Jakości Żywności QAFP”, którego wzór jest udostępniony przez Administratora Systemu QAFP [Unia Producentów i Pracodawców Przemysłu Mięsnego (UPEMI)] oraz „Wniosek o certyfikację na zgodność z Systemem Gwarantowanej Jakości Żywności QAFP (DP-04-F01)”, zamieszczony na stronie internetowej Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o., zwanej w dalszej części „Jednostką certyfikującą”. Producent przekazuje wypełnione Zgłoszenie uczestnictwa w Systemie Jakości Żywności QAFP bezpośrednio do Administratora Systemu QAFP lub za pośrednictwem Jednostki certyfikującej.
Zgłoszenie do Systemu zawiera informacje dotyczące między innymi:
− dane Producenta, i przedsiębiorstwa lub gospodarstwa rolnego, nazwę zakładu, dane kontaktowe, PESEL, NIP, a także adresy: siedziby, zakładu lub gospodarstwa oraz adres korespondencyjny,
− rodzaj działalności, w zakresie której funkcjonuje gospodarstwo: produkcji zwierzęcej, uboju, rozbioru, przetwórstwa i inne,
− zakres produkcji zgłaszanej do Systemu QAFP (całościową lub częściową wyrażoną w %),
− obiektu i działek rolnych będących w użytkowaniu zgłaszanego podmiotu,
− rodzaj i wielkość produkcji zgłaszanej do systemu QAFP,
− transportu (własnego lub zewnętrznego),
− wyboru Jednostki certyfikującej.
Do zgłoszenia należy załączyć:
− dokumenty potwierdzające status zgłaszającego (np. NIP, REGON lub odpowiadające im identyfikatory stosowane w innych państwach członkowskich),
− plany produkcyjne określające wielkość i rodzaj produkcji (w przypadku gospodarstw rolnych: plany produkcji zwierzęcej).
− skład produktu wraz z określeniem wydajności, a przypadku gospodarstw rolnych szacowną wielkość produkcji zwierzęcej,
Po złożeniu przez Producenta dokumentacji (Zgłoszenia i Wniosku), Jednostka certyfikująca weryfikuje otrzymaną dokumentację, a następnie przekazuje oryginał Zgłoszenia do Administratora Systemu QAFP, który rejestruje Producenta w Systemie Gwarantowanej Jakości Żywności QAFP.
W sytuacji, w której dane przekazywane w formularzu (Zgłoszenie uczestnictwa w Systemie Jakości Żywności QAFP), uległyby zmianie lub aktualizacji, Producent ma obowiązek bezzwłocznie poinformować o takowych zmianach Administratora Systemu QAFP przy pomocy odpowiedniego formularza (Zmiana danych w Zgłoszeniu uczestnictwa w Systemie Jakości Żywności QAFP) dostępnego u Administratora Systemu QAFP oraz na stronach internetowych Systemu.
Ponadto w przypadku zmiany danych określonych w pkt. I-V Wniosku o certyfikację na zgodność z Systemem Gwarantowanej Jakości Żywności QAFP (DP-04-F01), Producent winien dokonać odpowiedniej ich aktualizacji, zgodnie z zakresem wynikającym z niniejszego Wniosku.
Producent zobowiązany jest także do niezwłocznego powiadomienia Jednostki certyfikującej o wszelkich stwierdzonych niezgodnościach dotyczących artykułów rolno – spożywczych wprowadzanych do obrotu handlowego z oznaczeniem przedmiotowym znakiem QAFP.
1.3.1.1 W odniesieniu do zapisu dotyczącego Grupy Producentów, o którym mowa w pkt. 1.3.1 Grupa producentów to grupa osób prawnych lub fizycznych, której procesy produkcyjne są zorganizowane przez organizację nadzorującą. Celem dopuszczenia certyfikacji grupowej jest umożliwienie małym Producentom uczestnictwa w certyfikacji.
1.3.2 Przegląd Wniosku
Jednostka certyfikująca dokonuje oceny Wniosku pod kątem:
- czy informacje zawarte we Wniosku są wystarczające dla potrzeb procesu certyfikacji?;
- czy istnieją informacje nadzoru uniemożliwiające podjęcie dalszych działań w procesie certyfikacji?;
- czy wszystkie znane różnice w rozumieniu zagadnień między Jednostką certyfikującą i Producentem, łącznie z uzgodnieniem dotyczącym norm i innych dokumentów normatywnych zostały rozwiązane?;
- czy został zdefiniowany zakres wnioskowanej certyfikacji?;
- czy środki do przeprowadzenia wszystkich działań związanych z oceną były dostępne?
Przeglądu Wniosku pod względem merytorycznym dokonuje Koordynator procesu certyfikacji.
Tryb postępowania w przypadku stwierdzenia braków w złożonej przez Producenta dokumentacji lub nieprawidłowego ich wypełnienia.
W przypadku stwierdzenia braków lub nieprawidłowości w złożonej przez Producenta dokumentacji [Zgłoszenie uczestnictwa w Systemie Jakości Żywności QAFP oraz Wniosku o certyfikację na zgodność z Systemem Gwarantowanej Jakości Żywności QAFP (DP-04-F01)], niezwłocznie po ich stwierdzeniu, Jednostka certyfikująca powiadamia Producenta o zaistniałej sytuacji. Powiadomienie to następuje w formie pisemnej (korespondencyjnie i/lub mailowo) lub telefonicznie przez osobę upoważnioną przez Jednostkę, do której kompetencji przypisano wykonywanie tych czynności, tj. specjalistę ds. administracji. W przypadku powiadomienia dokonanego telefonicznie specjalista ds. administracji dokumentuje przebieg tej rozmowy określając minimum: dzień, godzinę nawiązania połączenia, nazwę lub imię i nazwisko Producenta, imię i nazwisko rozmówcy oraz zakres przekazanych informacji. W odniesieniu do braków lub nieprawidłowości formalnych ich zakres określa specjalista ds. administracji, zaś merytorycznych Koordynator procesu certyfikacji. Zakres stwierdzonych braków lub nieprawidłowości o charakterze merytorycznym Koordynator procesu certyfikacji przekazuje specjaliście ds. administracji, który następnie udziela stosownych informacji Producentowi. Niniejszy tryb postępowania obowiązuje od momentu złożenia wniosku i zgłoszenia do wydania przez Jednostkę decyzji o objęciu procesem certyfikacyjnym. Schemat postępowania przedstawiono w pkt. 1.1 i 1.2 powyżej.
Od terminu poprawy lub uzupełnienia Zgłoszenia lub/i Wniosku oraz ich dostarczenia w poprawnej formie do Jednostki certyfikującej liczony jest bieg sprawy.
1.3.3 Uzgodnienia
Na wstępnym etapie procesu certyfikacji Jednostka certyfikująca szczegółowo uzgadnia z Producentem zakres certyfikacji oraz przyjęcie warunków Umowy.
Uzgodnień tych w imieniu Jednostki certyfikującej dokonuje Dyrektor Biura.
1.3.4 Przygotowanie umowy, kontroli i planu kontroli
Po pozytywnej ocenie Wniosku i Zgłoszenia przez Koordynatora procesu certyfikacji zaangażowanego w proces certyfikacji, Dyrektor Biura Jednostki certyfikującej podpisuje Umowę o certyfikację (DP-04-F02) oraz wydaje decyzję o objęciu Producenta procesem certyfikacji Systemu QAFP. Następnie Umowa oraz decyzja jest wysyłana do Producenta przez specjalistę ds. administracji.
Dyrektor Biura Jednostki certyfikującej upoważnia Inspektora Systemu QAFP i Koordynatora procesu certyfikacji do pełnienia określonych funkcji w procesie. Koordynator procesu certyfikacji przygotowuje Plan kontroli (DP-04-I01-Z02) dla konkretnego Producenta ze wskazaniami dla Inspektora Systemu QAFP pod kątem poboru próbek do badań laboratoryjnych. Plan kontroli (DP-04-I01-Z02) jest zatwierdzany przez Dyrektora Biura Jednostki certyfikującej i przesyłany do Producenta przez specjalistę ds. administracji. Plan kontroli (DP-04-I01-Z02) Producenta przygotowywany jest na podstawie Rocznego planu pobierania próbek (DP-04-P01-I01-F02), który opiera się na analizie ryzyka.
1.3.5 Inspekcja Producenta
Inspekcja przeprowadzana jest przez Inspektora Systemu QAFP zgodnie z Planem kontroli (DP-04-I01-Z02) w celu weryfikacji prawidłowości stosowania wymagań Systemu Gwarantowanej Jakości Żywności QAFP, sposobu wykorzystania certyfikatu oraz potwierdzenia skuteczności działań korekcyjnych i korygujących, w przypadku stwierdzenia niezgodności.
Zakresem inspekcji objęte są wszystkie wymagania określone w zeszytach branżowych, za zgodność których certyfikuje się Producent, związane z monitorowaniem, weryfikacją oraz walidacją procesów.
Dowody zebrane podczas kontroli podlegają przeglądowi w Jednostce certyfikującej, w wyniku której zostaje podjęta decyzja o udzieleniu certyfikacji, jej utrzymaniu, rozszerzeniu, ograniczeniu, zawieszeniu lub cofnięciu.
Wyróżnia się następujące rodzaje inspekcji:
Inspekcja roczna – Jednostka certyfikująca przeprowadza obligatoryjną, fizyczną kontrolę wszystkich Producentów przynajmniej raz w roku.
Inspekcja zapowiedziana z niewielkim wyprzedzeniem – Inspekcja ta wykonywana jest z niewielkim wyprzedzeniem do 3. dni kalendarzowych. Typowanie odbywa się na podstawie przeprowadzonej analizy ryzyka.
Inspekcja niezapowiedziana – wizyta kontrolna, w przypadku której Producent otrzymuje Plan kontroli (DP-04-I01-Z02) od Inspektora Systemu QAFP w dniu przeprowadzenia kontroli. Każdy podmiot podlega jednakowemu prawdopodobieństwu wykonania inspekcji niezapowiedzianej określonego na podstawie oceny ryzyka.
Inspekcja dodatkowa (zapowiedziana z niewielkim wyprzedzeniem lub niezapowiedziana) – wykonywana w przypadku uzasadnionego przypuszczenia naruszenia zasad produkcji zgodnej z Systemem QAFP i wystąpienia w tym zakresie niezgodności. Inspekcja ta ma na celu realizację konkretnych zadań wynikających z weryfikacji realizowanego procesu certyfikującego, dotyczy części lub całości działalności wykonywanej przez Producenta w ramach Systemu QAFP wraz z możliwością poboru próbki do badań laboratoryjnych w celu potwierdzenia stosowania wymagań Systemu lub też w celu wykrycia ewentualnych zanieczyszczeń, zmian składu, czy też innych cech wyrobu mogących wprowadzać klienta w błąd.
Inspekcje niezapowiedziane lub zapowiedziane z niewielkim wyprzedzeniem przeprowadzane są u minimum 5% liczby uczestników Systemu QAFP certyfikowanych przez Jednostkę certyfikującą w poprzednim roku kalendarzowym. W przypadku liczby certyfikowanych Producentów mniejszej od 20. w roku kalendarzowym, przeprowadza się minimum 1. inspekcję niezapowiedzianą lub inspekcję zapowiedzianą z niewielkim wyprzedzeniem. Jeżeli Jednostka certyfikująca posiada jednego certyfikowanego Producenta w roku kalendarzowym, inspekcja niezapowiedzianą lub inspekcję zapowiedzianą z niewielkim wyprzedzeniem przeprowadzana jest minimum jeden raz na 3 lata.
Z dokonanych czynności kontrolnych Inspektor Systemu QAFP sporządza Protokół z kontroli zgodności z Systemem Gwarantowanej Jakości Żywności QAFP (DP-04-F07), każdorazowo kopię protokołu z kontroli otrzymuje Producent. W przypadku poboru próbek Inspektor sporządza Protokół pobrania próbki (DP-04-F08).
Informacje zawarte w protokole Producent potwierdza własnoręcznym podpisem. W przypadku odmowy podpisania Protokołu z kontroli zgodności z Systemem Gwarantowanej Jakości Żywności (DP-04-F07), zapisy protokołu są mimo to wiążące i skuteczne, natomiast Producent ma prawo zgłosić w terminie 7. dni od dnia sporządzenia Protokołu zastrzeżeń do treści i ustaleń w nim zawartych, wyrażonych w formie pisemnej. Po upływie tego terminu ustalenia zawarte w treści Protokołu z kontroli są wiążące dla jego sygnatariuszy. Po uzyskaniu raportu z wynikami analiz laboratoryjnych, który wskazuje na naruszenia przepisów obowiązujących w Systemie QAFP Jednostka certyfikująca informuje Producenta o otrzymanych wynikach korespondencyjnie lub mailowo. W przypadkach spornych ma zastosowanie Procedura Skargi i Odwołania.
Koordynator procesu certyfikacji wykonuje ocenę ryzyka na podstawie analizy obszarów:
1. Przy szacowaniu ryzyka uwzględniane są następujące czynniki (A):
a. Liczba produktów objętych certyfikacją QAFP / wielkość stada / Rodzaj certyfikowanych produktów / wielkość produkcji
b. Udzielone odstępstwa
c. Wyniki dotychczasowych inspekcji (Niezgodności stwierdzone podczas inspekcji)
2. Wyróżnia się 3 rodzaje ryzyka (B)
a. Niski poziom istotności (1)
b. Średni poziom istotności (2)
c. Wysoki poziom istotności (3)
Ryzyko (R) = Wartość A x Wartość B
Ocena powyższej analizy ryzyka pokontrolnego przeprowadzana jest na formularzu Przegląd informacji i wyników dotyczących oceny (DP-04-F10).
1.3.6 Podejmowanie decyzji o udzieleniu certyfikatu i odmowie wydania certyfikatu
W trakcie przeglądu dokumentacji Koordynator procesu certyfikacji nakłada środki sankcyjne do stwierdzonych niezgodności i po zatwierdzeniu przez Dyrektora Biura informuje o tym Producenta.
Po otrzymaniu dowodów usunięcia niezgodności Koordynator procesu certyfikacji dokonuje analizy działań korekcyjnych i korygujących.
Po dokonaniu przez Koordynatora procesu certyfikacji przeglądu wszystkich informacji i wyników dotyczących oceny wystawiana jest pisemna rekomendacja dotycząca decyzji w sprawie certyfikacji bazująca na dokonanym przeglądzie i wszelkich właściwych informacjach.
Decyzję w sprawie certyfikacji (w tym wydania certyfikatu po raz pierwszy, odmowy wydania certyfikatu, utrzymania certyfikatu, rozszerzenia certyfikatu, cofnięcia certyfikatu, ograniczenia certyfikatu, zawieszenia certyfikatu na czas weryfikacji skuteczności działań korekcyjnych i korygujących), podejmuje Wiceprezes Zarządu lub Pełnomocnik Zarządu ds. Systemu Zarządzania Jednostki certyfikującej.
Okres ważności certyfikatu zgodności z Systemem Gwarantowanej Jakości Żywności QAFP wynosi 12 miesięcy od daty wydania.
Jeżeli Jednostka certyfikująca odmawia wydania certyfikatu zostaje przez upoważnioną osobę, zgodnie ze schematem przedstawionym w pkt. 1.1, sporządzona stosowna decyzja dla Producenta wraz z jej uzasadnieniem. Ponadto decyzja ta musi zawierać informacje o możliwości i terminie złożenia odwołania oraz o zasadach procedury odwoławczej obowiązującej w Jednostce certyfikującej.
1.3.7 Przerwanie procesu certyfikacji Przerwanie procesu certyfikacji może nastąpić na pisemne życzenie Producenta na każdym etapie tego procesu, przy czym Jednostka certyfikująca może domagać się poniesienia przez Producenta kosztów realizacji procesu do chwili jego przerwania.
Powodem przerwania przez Jednostkę certyfikującą procesu certyfikacji może też być nie wywiązanie się Producenta w ustalonym terminie z uzupełnienia wymaganej dokumentacji lub nie wniesienie ustalonych opłat.
1.3.8 Nadzór w procesie certyfikacji
Jednostka certyfikująca realizuje nadzór nad certyfikowanym produktem objętym decyzją w sprawie certyfikacji zgodnie z dokumentami certyfikacyjnymi. Nadzór ten dotyczy oceny zgodności produkcji, przeglądu i decyzji w sprawie certyfikacji. Czynności te obejmują okresowe działania związane z nadzorem oznakowanych produktów dla zapewnienia wykazania ciągłej ważności zgodności w wymaganiami Systemu QAFP.
Informacje nadzoru w procesie certyfikacji obejmują:
• wyniki inspekcji,
• wyniki badań produktów,
• proponowane zmiany w działaniach związanych z nadzorem,
• wykonanie zaleceń pokontrolnych i usuwanie niezgodności w uzgodnionych terminach,
• skargi i reklamacje dotyczące Producenta i certyfikowanych produktów,
• odwołania, skargi,
• informacje dotyczące zmian zakresu certyfikatów,
• informacje od Producenta o planowanych zmianach w procesie produkcji,
• realizacja zmian wymagań wprowadzonych przez Jednostkę certyfikującą,
• żądanie informacji przez stronę trzecią,
• wszelkie informacje z rynku dotyczące działalności Producenta.
1.3.9 Pobieranie próbek
Jednostka certyfikująca pobiera próbki u minimum 5% liczby Producentów, objętych procesem certyfikacji w poprzednim roku kalendarzowym. W przypadku liczby certyfikowanych Producentów mniejszej od 20. w roku kalendarzowym, próbki pobierane są u minimum jednego Producenta z każdego certyfikowanego produktu lub wyrobu. Jeżeli Jednostka certyfikująca posiada jednego certyfikowanego Producenta w roku kalendarzowym, próbki pobierane są u niego minimum jeden raz na trzy lata. Zalecane jest, jeśli to możliwe, by próbki były pobierane u Producentów, u których równocześnie przeprowadzane są kontrole niezapowiedziane lub/i zapowiedziane z niewielkim wyprzedzeniem.
Typowanie Producenta do poboru próbek certyfikowanych produktów, wyrobów odbywa się na podstawie analizy ryzyka. Producenci zakwalifikowani do wysokiego poziomu istotności ryzyka „3” objęci są obligatoryjnym poborem próbki, z grupy średniego poziomu istotności „2” pobór próbki jest fakultatywny, tzn. możliwy do wykonania dla zachowania wymogów dotyczących liczby pobranych próbek, zaś z grupy niskiego poziomu istotności „1” – pobór próbki nie jest wymagany.
Próbkobranie może odbywać się poprzez pobieranie próbek produktów, wyrobów poddanych certyfikacji do analiz laboratoryjnych oraz poprzez pomiary parametrów środowiskowych sprzętem kontrolno-pomiarowym w zakresie hodowli zwierząt.
Niezwłocznie po dokonaniu poboru próbki/ek w dniu ich pobrania sporządzany jest Protokół pobrania próbki (DP-04-F08), który jest podpisywany przez Producenta i Inspektora Systemu QAFP).
1.3.10 Nadzór nad prawidłowością używania certyfikatu
Nadzór nad prawidłowością używania certyfikatu jest jednym z podstawowych wymagań systemu oceny zgodności i stanowi przedmiot Umowy między Administratorem Systemu QAFP a Producentem oraz między Jednostką certyfikującą a Producentem.
Podstawowymi zasadami prawidłowego używania certyfikatu dotyczącego wyrobu, produktu są:
• stosowanie certyfikatu wyłącznie do wyrobów, produktów spełniających wymagania Systemu QAFP,
• stosowanie certyfikatu tylko do tych wyrobów, produktów dla których został wystawiony,
• okres wykorzystania certyfikatu,
• informowanie Administratora Systemu QAFP oraz Jednostki certyfikującej o wszystkich zamierzonych zmianach dotyczących certyfikowanego wyrobu, produktu lub procesu produkcyjnego,
• stosowanie oznaczania wyrobu, produktu informacjami związanymi z uzyskanym certyfikatem w sposób określony wymogami Systemu QAFP,
• wykorzystywanie w reklamie informacji o uzyskanym certyfikacie w sposób zgodny z Systemem QAFP,
• w przypadku stwierdzenia podejrzenia naruszenia prawa i niezgodności stosuje się zapisy Instrukcji postępowania w przypadku stwierdzenia podejrzenia naruszeń prawa i nieprawidłowości (DP-04-I02).
Zasady prawidłowego wykorzystania certyfikatów, warunki ich przyznawania, cofania, zawieszenia, rozszerzenia, ograniczenia, utrzymania, kontynuowania, Jednostka certyfikująca przekazuje Producentowi w Umowie o certyfikację (DP-04-F02).
1.4 Warunki udzielania, utrzymania, kontynuowania, rozszerzenia lub ograniczenia zakresu certyfikatu, zawieszania i cofania certyfikatów zgodności
Jednostka certyfikująca w trakcie realizacji procesu certyfikacji może podjąć następujące decyzje, które przysyła do Producenta przesyłką pocztową lub/i mailową:
1. Udzielenie certyfikatu – przedstawiono w pkt. 1.3.6.
2. Odmowa wydania certyfikatu – przedstawiono w pkt. 1.3.6.
3. Wstrzymanie wydania certyfikatu – w przypadku braku zapłaty lub nieterminowej realizacji zobowiązania do czasu uregulowania płatności, Jednostka wstrzymuje wydanie certyfikatu.
4. Zawieszenie ważności certyfikatu – w przypadku:
a) nie dostosowania się do wymogów Systemu QAFP stwierdzonych podczas kontroli niezapowiedzianych lub zapowiedzianych z niewielkim wyprzedzeniem i/lub;
b) braku możliwości przeprowadzenia kontroli niezapowiedzianych lub zapowiedzianych z niewielkim wyprzedzeniem lub/i poboru próbek z nieuzasadnionych powodów leżących po stronie Producenta i/lub;
c) nie skorygowania przez Producenta niezgodności w terminie wyznaczonym przez Jednostkę certyfikującą.
Certyfikat zostaje zawieszony na czas usunięcia wszystkich niezgodności, wyjaśnienia zaistniałej sytuacji lub przeprowadzenia ponownej kontroli u Producenta lub dostarczenia dokumentacji wyjaśniającej przez Producenta i jej rozpatrzenia przez Jednostkę certyfikującą. Maksymalny czas trwania zawieszenia certyfikatu wyznacza Jednostka certyfikująca, która jednocześnie informuje Producenta o warunkach zakończenia zawieszenia lub przywrócenia certyfikatu.
5. Wycofanie certyfikatu – w przypadku:
a) nie podjęcie przez Producenta działań korygujących mających na celu zniesienie zawieszenia certyfikatu w wyznaczonym terminie i/lub;
b) nadużycia przez Producenta uprawnień wynikających z posiadania certyfikatu i/lub;
c) jeżeli Producent nie wprowadzi w wyznaczonym terminie zmian wymaganych przez przepisy nadrzędne, certyfikat traci ważność z dniem obowiązywania przepisów nadrzędnych i/lub;
d) rozszerzenia lub ograniczenia zakresu certyfikacji skutkującego wydaniem nowego certyfikatu i/lub;
e) naruszenia przepisów prawa i/lub niespełnienia wymagań określonych w Zeszytach branżowych i/lub;
f) na wniosek Producenta i jego rezygnacji z uczestnictwa w Systemie QAFP.
W przypadku wycofania certyfikatu, Producent zobowiązany jest do niezwłocznego zwrotu oryginału certyfikatu. Informacja w tym zakresie jest przekazywana do Administratora Systemu QAFP.
6. Rozszerzenie lub ograniczenie zakresu certyfikacji
Możliwe jest rozszerzenie lub ograniczenie zakresu certyfikacji Producenta, uczestniczącego w Systemie QAFP w trakcie ważności posiadanego certyfikatu. Zmiany te wykonywane są na pisemny wniosek Producenta. Jeżeli wniosek o rozszerzenie lub ograniczenie zakresu certyfikacji został złożony w terminie, w którym Jednostka certyfikująca ma przeprowadzić planowaną kontrolę, wówczas zakres wnioskowanych zmian będzie uwzględniony podczas tej kontroli. W innym przypadku Jednostka certyfikująca przeprowadzi dodatkową, płatną kontrolę we wnioskowanym przez Producenta zakresie certyfikacji.
W przypadku rozszerzenia lub ograniczenia zakresu certyfikacji, Producent informowany jest przez Jednostkę certyfikującą o konieczności zwrotu do niej certyfikatu, w miejsce którego wydawany jest certyfikat z nowym zakresem certyfikacji.
Ograniczenie zakresu certyfikacji może nastąpić na pisemny wniosek Producenta, a także w przypadku wykazanych niezgodności z wymaganiami Zeszytów Branżowych QAFP stwierdzonych podczas kontroli skutkujących negatywną decyzją certyfikacyjną lub zgłoszonymi bezpośrednio do Jednostki certyfikującej. W tym przypadku wydana przez Jednostkę certyfikującą decyzja, poza przesłaniem do Producenta jest zamieszczana na jej stronie internetowej.
Jeżeli na wniosek Producenta certyfikacja ulega zakończeniu, a ponadto w związku z zawieszeniem lub cofnięciem certyfikatu, Jednostka certyfikująca wydaje decyzję, którą zamieszcza na swojej stronie internetowej z podaniem przyczyny podjętej decyzji. Równocześnie Jednostka certyfikująca informuje Producenta o wydanej decyzji oraz o jego obowiązkach w związku z zakończeniem, zawieszeniem lub cofnięciem, w tym zaprzestania stosowania znaku QAFP, konieczności zwrócenia certyfikatu, zakończeniu działań reklamowych i marketingowych mających odniesienie do certyfikacji.
1.5 Wznowienie ważności certyfikacji
Producent posiadający certyfikat zgodności Systemu QAFP i zamierzający wznowić ważność certyfikacji, składa w tym celu Wniosek o certyfikację na zgodność z Systemem Gwarantowanej Jakości Żywności QAFP (DP-04-F01), wypełniając część i zapisy dotyczące aktualizacji danych.
Informacja o możliwości przedłużenia okresu ważności certyfikacji wysyłana jest także drogą mailową do Producenta przez upoważnionego pracownika Jednostki certyfikującej.
W celu zachowania ciągłości ważności certyfikatu zaleca się złożenie powyższego Wniosku w okresie najwcześniej 90. dni, a najpóźniej 7 dni przed rocznicą przeprowadzenia poprzedniej kontroli.
1.6 Informowanie o zmianach w wymogach Systemu QAFP
Producent ma prawo dostępu do aktualnych informacji dotyczących funkcjonowania Systemu QAFP, jego zasad oraz wprowadzonych zmian, które muszą być przekazywane do Producenta z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym.
Bieżące aktualizacje i zmiany dotyczące Systemu QAFP, jego Administrator zamieszcza na swojej stronie internetowej oraz wysyła do Jednostki certyfikującej. Jednostka informuje o wszelkich niezbędnych zmianach w Systemie QAFP wszystkich Producentów, objętych przez nią procesem certyfikacji wraz z określeniem terminu wprowadzenia tych zmian, w celu umożliwienia podjęcia odpowiednich działań dostosowawczych.
1.7 Odstępstwa
Odstępstwa od wymagań Systemu QAFP mogą być wprowadzone po uprzednim uzyskaniu zgody Administratora Systemu QAFP. Z wnioskiem o udzielenie odstępstwa wraz ze szczegółowym ich opisem występuje Producent. Odstępstwa nie mogą mieć wpływu na bezpieczeństwo żywności, zapewnienie charakterystycznych cech wymaganych w Systemie QAFP oraz zapewnienie wysokiej jakości produktu końcowego.
1.8 Skargi
Producent ma prawo do złożenia skargi w zakresie działania Jednostki certyfikującej, w tym pracy Inspektora Systemu QAFP. Skarga na pracę Inspektora Systemu QAFP, poza odrębnym, pisemnym trybem, może być także złożona podczas dokonywania kontroli, niezależnie od jej rodzaju, na Protokole z kontroli, poprzez wprowadzenie odpowiedniej adnotacji.
Odpowiedź na skargę adresowaną do Jednostki certyfikującej winna być udzielona w ciągu 30. dni od daty jej wpłynięcia, a w przypadku stwierdzenia jej zasadności podejmowane są działania mające na celu usunięcie skutków zaistniałego problemu. Natomiast jeżeli odpowiedź nie może być udzielona w tym terminie, tzn. w ciągu 30. dni od daty wpłynięcia skargi, przekazywana jest informacja o podjętych działaniach wraz z określeniem przybliżonego terminu przesłania pełnej odpowiedzi.
1.9 Odwołania, reklamacje i sprawy sporne
Odwołania od decyzji podjętych w procesie certyfikacji powinny wpływać Jednostki certyfikującej w terminie 14. dni od dnia doręczenia decyzji. Wpływające odwołanie jest kierowane do Wiceprezesa Zarządu.
Podjęcie postępowania wyjaśniającego następuje niezwłocznie, nie później jednak niż 7. dni kalendarzowych, licząc od daty rejestracji reklamacji, sprawy spornej lub odwołania.
W przypadku wydania nowej lub podtrzymania pierwotnej decyzji, decyzja winna być przekazana składającemu odwołanie w ciągu 30. dni kalendarzowych wraz z uzasadnieniem. Jeżeli składający odwołanie w dalszym ciągu nie akceptuje decyzji, może w ciągu 14. dni skierować swoje odwołanie do Prezesa Zarządu, a rozpatruje je Komitet Techniczny Jednostki certyfikującej. Komitet Techniczny analizuje przekazaną dokumentację i przedstawia swoje stanowisko Prezesowi Jednostki certyfikującej, który podejmuje decyzję. Decyzja ta jest ostateczna.
Reklamacje, sprawy sporne wpływające do Jednostki certyfikującej zostają skierowane do wyjaśnienia. W celu przyjęcia zgłoszenia został opracowany formularz Zgłoszenie skargi / odwołania (DP-04-F11). Analiza treści reklamacji wykonywana jest pod nadzorem Pełnomocnika Zarządu ds. Systemu Zarządzania przez powołany przez niego zespół.
1.10 Publikacje
Jednostka certyfikująca prowadzi i publikuje wykaz zarejestrowanych Producentów oraz rejestr wydanych certyfikatów.
Producent wyraża zgodę na podanie przez Jednostkę certyfikującą do publicznej wiadomości informacji o wydaniu lub cofnięciu Producentowi certyfikatu oraz do udostępnienia wszystkich danych zawartych w certyfikacie oraz innych danych, których obowiązek ujawnienia wynika z regulacji prawnych oraz wymogów Systemu QAFP.
Jednostka certyfikująca w terminie do dnia 31 stycznia każdego roku za rok poprzedni przekazuje Administratorowi Systemu QAFP sprawozdanie z działalności Systemu. Sprawozdanie to zawiera informacje odnośnie liczby certyfikowanych Producentów oraz rodzaju i wielkości produkcji objętej nadzorem.
W przypadku stwierdzenia niezgodności podczas kontroli, dodatkowym elementem sprawozdania przekazywanego do Administratora Systemu QAFP jest informacja dotycząca niezgodności oraz sposobu ich usunięcia.
1.11 Cennik na usługi certyfikacyjne
Cennik jest udostępniany na stronie internetowej Jednostki certyfikującej (www.kcbic.pl)
W procesie certyfikacji produktu, wyrobu można wyróżnić koszty związane z następującymi rodzajami czynności:
a) uzgodnienia wstępne, analiza i weryfikacja kompletności dokumentacji, rejestracja wniosku,
b) kontrola procesu produkcji,
c) analiza i ocena merytoryczna dokumentacji zebranej w procesie certyfikacji,
d) opracowanie dokumentów związanych z udzieleniem certyfikatu,
e) nadzór w procesie certyfikacji oraz nadzór nad prawidłowością używania certyfikatu.
W ramach sprawowanego ciągłego nadzoru Jednostka certyfikująca dokonuje kontroli niezapowiedzianych lub zapowiedzianych z niewielkim wyprzedzeniem, za które nie są pobierane dodatkowe opłaty.
2. PODSTAWA PRAWNA
Jednostka certyfikująca w każdym momencie wykonuje swoje działania zgodnie z aktualnymi przepisami prawa krajowego i unijnego, wymogami Systemu QAFP oraz zapisami określonymi w Zeszytach Branżowych.
Program certyfikacji jest zgodny z:
- PN-EN ISO/IEC 17065:2013-03. Ocena zgodności – Wymagania dla jednostek certyfikujących wyroby, procesy i usługi;
- PN-EN ISO/IEC 17067:2014-01. Ocena zgodności. Podstawy certyfikacji wyrobów oraz wytyczne dotyczące programów certyfikacji.
3. DEKLARACJA BEZSTRONNOŚCI, POUFNOŚCI, NIEZALEŻNOŚCI I RZETELNOŚCI
Najwyższe Kierownictwo Jednostki certyfikującej deklaruje bezstronność, poufność, niezależność i rzetelność prowadzonej działalności. Swoją deklarację prowadzenia w ten sposób działalności certyfikacyjnej dokona poprzez:
- podejmowanie decyzji na podstawie obiektywnych dowodów zgodności,
- brak wpływu innych interesów oraz innych stron na decyzje Jednostki certyfikującej,
- przejęcie odpowiedzialności za podzlecane usługi w działalności certyfikacyjnej,
- bezstronność działania całego personelu (zarówno wewnętrznego, jak i zewnętrznego) lub komitetów Jednostki certyfikującej, w tym nie ocenianie swojej pracy, unikanie zagrożeń wynikających z familiarności lub obaw,
- bezstronność działania osób zaangażowanych w prace Komitetów, ekspertów powołanych przez Jednostkę certyfikującą,
- brak powiązań personalnych i finansowych z Producentami,
- nie wykonywanie działań związanych z projektowaniem, wytwarzaniem, instalowaniem, dystrybucją lub utrzymywaniem certyfikowanych wyrobów, produktów,
- nie wykonywanie działań związanych z projektowaniem, wdrażaniem, operowaniem lub utrzymywaniem certyfikowanych procesów,
- nie wykonywanie działań związanych z projektowaniem, wdrażaniem, dostawą lub utrzymywaniem certyfikowanych usług,
- nie prowadzenie audytów wewnętrznych dla Producentów certyfikowanych przez Jednostkę certyfikującą,
- nie prowadzenie usług stronniczych, konsultacyjnych dla Producentów certyfikowanych przez Jednostkę certyfikującą,
- zarządzanie potencjalnymi i rzeczywistymi zagrożeniami,
- nie angażowanie personelu współpracującego z Producentem certyfikowanym przez Jednostkę certyfikującą do udziału w procesie kontroli lub innych czynnościach certyfikacyjnych w ciągu dwóch lat po zakończeniu tej współpracy,
- zarządzanie ryzykiem związanym z prowadzeniem certyfikacji, a gdy ono stanowić będzie niedopuszczalne zagrożenie dla bezstronności, to nastąpi odstąpienie od przeprowadzania certyfikacji w danym przypadku,
- nadzorowanie przestrzegania deklaracji o bezstronności i poufności przez personel Jednostki certyfikującej,
- nie podzlecanie audytów organizacjom konsultującym systemy zarządzania,
- nie certyfikowanie innych jednostek certyfikujących w zakresie prowadzonej przez nie certyfikacji systemów zarządzania,
- nie deklarowanie ani nie sugerowanie, że certyfikacja byłaby prostsza, łatwiejsza, szybsza lub tańsza, gdyby skorzystano z usług określonej organizacji konsultacyjnej,
- nie stosowanie żadnych form dyskryminacji.