ZAKRES I OPIS PROCESU CERTYFIKACJI – WYCIĄG Z DOKUMENTACJI PROGRAMOWEJ (DP-01, WYDANIE 22 Z DNIA 01.02.2024 r.)

STATUS

Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu w zakresie certyfikacji rolnictwa ekologicznego

Aktualnie Krajowe Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. posiada akredytację Polskiego Centrum Akredytacji nr AC 211 w zakresie spełnienia wymogów normy PN-EN ISO/IEC 17065:2013-03 oraz upoważnienie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi do przeprowadzania kontroli oraz wydawania i cofania certyfikatów zgodności w rolnictwie ekologicznym w zakresie ekologicznej uprawy roślin i utrzymania zwierząt.

 

ZAKRES CERTYFIKACJI

Jednostka certyfikująca: Krajowe Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. posiada akredytację Nr AC 211 Polskiego Centrum Akredytacji na certyfikację produkcji ekologicznej i znakowanie produktów ekologicznych.

Kategorie produktów certyfikowanych na etapie produkcji, przygotowania i dystrybucji / wprowadzania do obrotu, przechowywania, importu i eksportu:

- Nieprzetworzone rośliny i produkty roślinne, w tym nasiona i inny materiał rozmnożeniowy roślin;
- Zwierzęta gospodarskie i nieprzetworzone produkty zwierzęce;
- Przetworzone produkty rolne, w tym produkty akwakultury, do wykorzystania jako żywność;
- Pasza;
- Wino;
- Inne produkty:
- Drożdże używane jako żywność lub pasza.

Dokument stanowiący podstawę certyfikacji opierać się będzie o Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2018/848 z dnia 30 maja 2018 r. w sprawie produkcji ekologicznej i znakowania produktów ekologicznych i uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 834/2007 (Dz. Urz. L 150 z 14.6.2018, s. 1).

 

OPIS PROCESU CERTYFIKACJI

Złożenie wniosku i zgłoszenia

Zgłoszenia dokonuje Podmiot lub Grupa podmiotów (właściciel/e lub osoba/y działająca/e w jego/ich  imieniu), zwana w dalszej treści Producentem, wypełniając „Wniosek o certyfikację zgodności produkcji prowadzonej metodami ekologicznymi (DP-01-F01)”, zwanym w dalszej części „Wnioskiem” oraz „Zgłoszenie działalności, o którym mowa w art. 34 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/848” (druk GIJHARS), zwanym w dalszej treści „Zgłoszeniem”. Dokumenty wymienione powyżej winny być przekazane do siedziby Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o., zwaną w dalszej treści Jednostką Certyfikującą.

Wniosek i Zgłoszenie, o których mowa powyżej, zawiera między innymi:

- podstawę prawną, normy i/lub inne dokumenty normatywne, na zgodność z którymi Producent zwraca się o certyfikację;

- nazwę lub/i imię i nazwisko Producenta, dane osobowe i kontaktowe, adres fizycznej lokalizacji, znaczące aspekty jego procesu i działań oraz wszystkie właściwe prawne zobowiązania;

- oświadczenie Producenta, że informacje zawarte w Zgłoszeniu i Wniosku zostały wypełnione po uprzednim zapoznaniu się z zasadami produkcji ekologicznej wraz z deklaracją stosowania się do wymienionych zasad;

- wyrób, który ma zostać poddany procesowi certyfikacji;

- ogólne informacje dotyczące Producenta, takie jak działalność Producenta, jego zasoby ludzkie i techniczne;

- informacje dotyczące wszystkich podzlecanych procesów wykorzystywanych przez Producenta, które będą oddziaływać na zgodność z wymaganiami;

- informacje dotyczące przeprowadzenia oceny i działań związanych z nadzorem, takie jak gdzie certyfikowany produkt jest produkowany oraz osoby do kontaktu w tych lokalizacjach.

 

Każdy Wniosek i Zgłoszenie, o których mowa powyżej, jest przyjmowany, ewidencjonowany i sprawdzany pod kątem spełnienia wymogów formalnych oraz kompletności danych i informacji w nich zawartych przez specjalistę ds. administracji Jednostki Certyfikującej, zgodnie ze schematem przedstawionym w pkt. 1.1 i 1.2 powyżej.

 

W nawiązaniu do zapisu akapitu pierwszego niniejszego punktu, w przypadku gdy Zgłoszenie, o którym mowa powyżej, Producent złoży do Jednostki Certyfikującej, Jednostka po weryfikacji tego dokumentu przekazuje jego kopię do właściwego organu, który rejestruje Producenta do systemu kontroli. Organem tym w rozumieniu art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 23 czerwca 2022 r. o rolnictwie ekologicznym i produkcji ekologicznej jest Główny Inspektor Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1235).

W odniesieniu do zapisu dotyczącego Grupy podmiotów, o którym mowa w pkt. 1.3.1, Grupa podmiotów winna spełniać następujące wymogi:

a) składa się wyłącznie z członków, którzy są rolnikami lub podmiotami produkującymi algi lub zwierzęta akwakultury, którzy ponadto mogą prowadzić działalność w zakresie przygotowania lub wprowadzania do obrotu żywności lub paszy;

b) składa się wyłącznie z członków:

- dla których koszty certyfikacji indywidualnej stanowią ponad 2% wartości obrotu każdego członka lub standardowej produkcji w produkcji ekologicznej i których roczna wartość obrotu produkcją ekologiczną nie przekracza 25 000 EUR lub których standardowa produkcja w produkcji ekologicznej nie przekracza wartości 15 000 EUR rocznie, lub

- z których każdy ma gospodarstwo maksymalnie:

▪ o powierzchni pięciu hektarów;

▪ o powierzchni 0,5 hektara w przypadku szklarni, lub

▪ o powierzchni 15 hektarów – wyłącznie w przypadku trwałych użytków rolnych;

c) ma siedzibę w państwie członkowskim lub w państwie trzecim;

d) ma osobowość prawną;

e) składa się wyłącznie z członków, którzy prowadzą działalność produkcyjną w niewielkiej odległości
od siebie;

f) ustanawia wspólny system wprowadzania do obrotu produktów wytworzonych przez grupę;

g) ustanawia system kontroli wewnętrznych składający się z udokumentowanego zestawu czynności i procedur kontrolnych, w ramach którego określona osoba lub organ odpowiada za sprawdzanie zgodności każdego członka Grupy z rozporządzeniem 2018/848.

2.

Właściwy organ lub Jednostka Certyfikująca wycofują certyfikat nadany przez Jednostkę Certyfikującą dla całej Grupy podmiotów, gdy niedociągnięcia
w strukturze lub funkcjonowaniu systemu kontroli wewnętrznych, o których mowa w pkt. 1 lit. g niniejszego zapisu, w szczególności polegające na niewykrywaniu przypadków niezgodności z przepisami
u poszczególnych członków Grupy podmiotów wpływają na integralność produktów ekologicznych
i produktów w okresie konwersji.

 

Przegląd Wniosku

Jednostka Certyfikacyjna dokonuje oceny Wniosku i Zgłoszenia pod kątem:

- czy Jednostka Certyfikująca posiada kompetencje i możliwości do pojęcia wszystkich wymaganych działalności certyfikacyjnych (brak jakichkolwiek kompetencji lub możliwości wymaganych do podjęcia działalności certyfikacyjnych oznacza odstąpienie od procesu certyfikacji)?;

- czy informacje zawarte we Wniosku i Zgłoszeniu są wystarczające dla potrzeb procesu certyfikacji?;

- czy istnieją informacje nadzoru uniemożliwiające podjęcie dalszych działań certyfikacyjnych?;

- czy wszystkie znane różnice w rozumieniu zagadnień między Jednostką Certyfikującą i Producentem, łącznie z uzgodnieniem dotyczącym norm i innych dokumentów normatywnych zostały rozwiązane?;

- czy został zdefiniowany zakres wnioskowanej certyfikacji?;

- czy środki do przeprowadzenia wszystkich działań związanych z oceną były dostępne?

 

Przeglądu Wniosku i Zgłoszenia pod względem merytorycznym dokonuje Koordynator procesu certyfikacji.

 

Na podstawie treści dokumentów złożonych przez Producenta wykonywana jest przedkontrolna analiza ryzyka. Przedkontrolna analiza ryzyka wykonywana jest podczas planowania kontroli i ma na celu określenie konieczności poboru próbek podczas kontroli oraz ich rodzaju.

 

 Tryb postępowania w przypadku stwierdzenia braków w złożonej przez Producenta dokumentacji lub nieprawidłowego ich wypełnienia.

 

W przypadku stwierdzenia braków lub nieprawidłowości w złożonej przez Procenta dokumentacji (Wniosku lub Zgłoszenia), niezwłocznie po ich stwierdzeniu, Jednostka Certyfikująca powiadamia Producenta o zaistniałej sytuacji. Powiadomienie to następuje w formie pisemnej (korespondencyjnie i/lub mailowo) lub telefonicznie przez osobę upoważnioną przez Jednostkę Certyfikującą, do której kompetencji przypisano wykonywanie tych czynności, tj. specjalistę ds. administracji. W przypadku powiadomienia dokonanego telefonicznie specjalista ds. administracji sporządza notatkę służbową, w której określa dzień, godzinę nawiązania połączenia, nazwę lub imię i nazwisko Producenta, imię i nazwisko rozmówcy oraz pełnioną przez niego funkcję lub umocowanie, a także zakres przekazanych informacji. W odniesieniu do braków lub nieprawidłowości formalnych ich zakres określa specjalista ds. administracji, zaś merytorycznych Koordynator procesu certyfikacji. Zakres stwierdzonych braków lub nieprawidłowości o charakterze merytorycznym Koordynator procesu certyfikacji przekazuje specjaliście ds. administracji, który następnie udziela stosownych informacji Producentowi. Niniejszy tryb postępowania obowiązuje od momentu złożenia Wniosku i Zgłoszenia do wydania przez Jednostkę  Certyfikującą decyzji o objęciu procesem certyfikacyjnym. Schemat postępowania przedstawiono w pkt. 1.1 i 1.2 powyżej.

 

Od terminu poprawy lub uzupełnienia Zgłoszenia lub/i Wniosku oraz ich dostarczenia w poprawnej formie do Jednostki Certyfikującej liczony jest bieg sprawy.

 

Uzgodnienia

Na wstępnym etapie procesu certyfikacji Jednostka Certyfikująca szczegółowo uzgadnia z Producentem zakres certyfikacji oraz przyjęcie warunków Umowy o certyfikację (DP-01-F04), zwanej w dalszej części „Umową”.

 

Uzgodnień tych w imieniu Jednostki Certyfikującej dokonuje Dyrektor Biura lub osoba upoważniona przez Wiceprezesa Zarządu Jednostki Certyfikującej.

 

Przygotowanie Umowy, kontroli i planu kontroli

Po pozytywnej ocenie Wniosku i Zgłoszenia dokonanej przez Koordynatora procesu certyfikacji zaangażowanego w proces certyfikacji, Dyrektor Biura Jednostki Certyfikującej lub osoba upoważniona przez Wiceprezesa Zarządu Jednostki Certyfikującej, podpisuje Umowę oraz wydaje decyzję o objęciu Producenta procesem certyfikacji. Następnie Umowa oraz decyzja jest wysyłana do Producenta przez specjalistę ds. administracji.

 

Dyrektor Biura Jednostki Certyfikującej lub osoba upoważniona przez Wiceprezesa Zarządu Jednostki Certyfikującej upoważnia Inspektora rolnictwa ekologicznego i Koordynatora procesu certyfikacji do pełnienia funkcji w procesie certyfikacji. Koordynator procesu certyfikacji przygotowuje Plan kontroli  dla konkretnego Producenta ze wskazaniami dla Inspektora rolnictwa ekologicznego pod kątem poboru próbek do badań laboratoryjnych. Plan kontroli jest zatwierdzany przez Dyrektora Biura Jednostki Certyfikującej lub osobę upoważnioną przez Wiceprezesa Zarządu Jednostki Certyfikującej i przesyłany do Producenta przez specjalistę ds. administracji.

Plan kontroli przygotowywany jest na podstawie Rocznego planu pobierania próbek (DP-01-P01-I01-F02), który opiera się na analizie ryzyka.

 

Kontrola Producenta

Kontrola przeprowadzana jest przez Inspektora rolnictwa ekologicznego zgodnie z Planem kontroli (DP-01-I01-Z02) w celu potwierdzenia zgodności stosowanych przez Producenta metod produkcji z wymaganiami produkcji ekologicznej i znakowania produktów ekologicznych zawartymi w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2018/848.

 

Wyróżnia się następujące rodzaje kontroli:

 

Kontrola planowa pełnoroczna – Jednostka Certyfikująca przeprowadza fizyczną kontrolę wszystkich Producentów przynajmniej raz w roku.

 

Kontrola dodatkowa – wykonywana w przypadku uzasadnionego przypuszczenia naruszenia zasad produkcji ekologicznej oraz znakowania produktów ekologicznych i wystąpienia w tym zakresie niezgodności. Kontrola ta ma na celu realizację konkretnych zadań wynikających z weryfikacji i nadzoru realizowanego procesu certyfikującego, dotyczy części lub całości działalności ekologicznej wykonywanej przez Producenta wraz z kontrolą identyfikowalności i bilansu masy oraz możliwością poboru próbki do badań laboratoryjnych. Kontrola ta wykonywana jest na podstawie zakwalifikowania Producenta do określonej grupy ustanowionej na podstawie przeprowadzonej analizy ryzyka. Wyboru Producentów do kontroli dodatkowej dokonuje się z ogólnej ich liczby objętej procesem certyfikacji. Liczba wytypowanych Producentów winna spełniać co najmniej 10% ich udział ustanowiony dla produkcji ekologicznej w przepisach prawnych.

 

Kontrola zapowiedziana – wizyta kontrolna, w której Producent jest powiadamiany pisemnie co najmniej
14 dni kalendarzowych przed planowanym terminem przeprowadzenia kontroli.

 

Kontrola niezapowiedziana – wizyta kontrolna, w przypadku której Producent otrzymuje Plan kontroli od Inspektora rolnictwa ekologicznego w dniu przeprowadzenia kontroli. Kontrole niezapowiedziane stanowią minimum 10% wszystkich kontroli wykonanych przez Jednostkę Certyfikującą. Planowanie i typowanie Producentów do kontroli niezapowiedzianych odbywa się na podstawie przeprowadzonej analizy ryzyka.

 

Kontrola planowa pełnoroczna ma charakter kontroli zapowiedzianej, zaś kontrola dodatkowa może przyjmować charakter kontroli zapowiedzianej lub niezapowiedzianej.

 

Kontrola identyfikowalności i bilansu masy – kontrola przeprowadzana każdorazowo podczas kontroli planowej pełnorocznej oraz kontroli dodatkowej zapowiedzianej i niezapowiedzianej, realizowanych w ramach oceny zgodności z wymogami produkcji ekologicznej i znakowania produktów ekologicznych oraz procesu nadzoru. Kontrola identyfikowalności i bilansu masy wykonywana jest bezpośrednio na miejscu podczas kontroli Producenta na podstawie sprawdzenia dokumentacji rozliczeniowej, w tym ewidencji zapasów
i dokumentacji finansowej.

 

Wyboru produktów, grup produktów i okresu objętego kontrolą identyfikowalności i bilansu masy dokonuje się na podstawie przeprowadzonej analizy ryzyka.

 

Z dokonanych czynności kontrolnych Inspektor rolnictwa ekologicznego sporządza Protokół z kontroli (DP-01-F08). Każdorazowo kopię Protokołu z kontroli otrzymuje Producent.

 

Zakres kontroli identyfikowalności i kontroli bilansu masy określa i dokumentuje Protokół z kontroli (DP-01-F08) wraz z załącznikiem Kontrola identyfikowalności i bilansu masy produktu (DP-01-F08-Z04), stanowiącym integralną część Protokołu.

 

Informacje zawarte w Protokole z kontroli Producent potwierdza własnoręcznym podpisem. W przypadku odmowy podpisania Protokołu z kontroli przez Producenta, zapisy protokołu są mimo to skuteczne i wiążące, natomiast Producent ma prawo zgłosić w terminie 7. dni od dnia sporządzenia Protokołu z kontroli zastrzeżeń do treści i ustaleń zawartych w Protokole z kontroli wyrażonych w formie pisemnej. Po upływie tego terminu ustalenia zawarte w treści Protokołu z kontroli są wiążące dla sygnatariuszy określonych w Protokole z kontroli.

 

Pobór próbki - w przypadku poboru próbek Inspektor rolnictwa ekologicznego sporządza Protokół pobrania próbki (DP-01-F08-Z01).

 

Jednostka Certyfikująca przedstawia Producentowi wykaz akredytowanych laboratoriów dokonujących badań w zakresie analiz będących przedmiotem poboru próbek. Producentowi przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu co do wyboru przez Jednostkę Certyfikującą danego laboratorium. W przypadku złożenia sprzeciwu Producent winien przedstawić stosowne uzasadnienie wraz ze wskazaniem alternatywnego laboratorium akredytowanego. Sprzeciw ten może być wyłącznie jednorazowy, a jego zastosowanie może zostać wykluczone i nie rościć dalszych skutków, w sytuacji dokonywania badań i analiz przez jedyne funkcjonujące i  akredytowane laboratorium dokonujące badań i analiz w danym zakresie. Termin zgłoszenia sprzeciwu co do wyboru laboratorium jest ograniczony i sprowadza się do dnia podpisania przez Producenta Protokołu pobrania próbki (DP-01-F08-Z01).

 

Próbki przeznaczone dla Producenta i Jednostki Certyfikującej mogą stanowić kontrpróbkę przeznaczoną do ponownych badań w przypadku zgłoszonych zastrzeżeń lub reklamacji odnoszących się do wcześniej uzyskanych wyników.

 

Po uzyskaniu raportu z wynikami analiz laboratoryjnych, który wskazuje na naruszenia przepisów obowiązujących w rolnictwie ekologicznym Jednostka Certyfikująca informuje Producenta o otrzymanych wynikach korespondencyjnie lub mailowo. W przypadkach spornych ma zastosowanie Procedura Skargi i Odwołania (PO-06).

 

Koordynator procesu certyfikacji wykonuje Pokontrolną analizę ryzyka na podstawie analizy następujących obszarów:

• Procedura certyfikacji: Przedkontrolna analiza ryzyka, Rekomendacja objęcia certyfikacją, Umowa, Wyznaczenie Inspektora(ów), ew. Obserwatorów, Wyznaczenie terminu kontroli, Plan kontroli, Wykonanie oceny (kontroli), Dokumentacja pokontrolna, Ocena Protokołu z kontroli, Ocena informacji z rynku, Ocena ryzyka pokontrolnego, Ocena kontroli identyfikowalności i bilansu masy, Ocena wyników próbek.
• Ponowna kontrola: Dokumentacja pokontrolna, Ocena Protokołu z kontroli, Ocena kontroli identyfikowalności i bilansu masy, Ocena zamknięcia niezgodności, Ocena ryzyka pokontrolnego, Ocena próbek, Ocena informacji z rynku, Ocena ryzyka pokontrolnego, Ocena dokumentacji z procesu certyfikacji.

 

Podejmowanie decyzji o udzieleniu certyfikatu

W trakcie przeglądu dokumentacji procesu Koordynator procesu certyfikacji nakłada środki minimalne (sankcyjne) do stwierdzonych niezgodności i po zatwierdzeniu przez Dyrektora Biura lub osobę upoważnioną przez Wiceprezesa Zarządu Jednostki Certyfikującej informuje o tym Producenta.

 

Po otrzymaniu dowodów usunięcia niezgodności Koordynator procesu certyfikacji dokonuje analizy działań korekcyjnych i korygujących.

 

Po dokonaniu przez Koordynatora procesu certyfikacji przeglądu wszystkich informacji i wyników dotyczących oceny wystawiana jest pisemna rekomendacja dotycząca decyzji w sprawie certyfikacji bazująca na dokonanym przeglądzie i wszelkich właściwych informacjach. Rekomendacja przeprowadzana jest na formularzu: Przegląd informacji i wyników dotyczących oceny (DP-01-F12).

 

Decyzję w sprawie certyfikacji (w tym wydania certyfikatu po raz pierwszy, odmowy wydania certyfikatu, utrzymania certyfikatu, rozszerzenia certyfikatu, cofnięcia certyfikatu, ograniczenia certyfikatu, zawieszenia certyfikatu na czas weryfikacji skuteczności działań korekcyjnych i korygujących), zaliczeniu roku przestawienie (w przypadku nieprzetworzonych roślin i produktów roślinnych, w tym nasion i innego materiału przeznaczonego do reprodukcji roślin, zwierząt gospodarskich i nieprzetworzonych produktów pochodzenia zwierzęcego) podejmuje Wiceprezes Zarządu Jednostki Certyfikującej lub Pełnomocnik Zarządu ds. Systemu Zarządzania.

 

Jednostka Certyfikująca wprowadza jako obligatoryjną zasadę zamieszczania na certyfikacie zapisów dotyczących powoływania się na akredytację Polskiego Centrum Akredytacji lub symbolu tej akredytacji.

 

Okres ważności certyfikatu zgodności produkcji ekologicznej wynosi 12 miesięcy od daty wydania, ale może być dłuższy, lecz nie więcej niż 18 miesięcy od daty wydania.

 

Jeżeli Jednostka Certyfikująca nie podejmuje decyzji o certyfikacji to zostaje wystawiona dla Producenta decyzja odmowna wraz z uzasadnieniem.

 

Przerwanie procesu certyfikacji

Przerwanie procesu certyfikacji może nastąpić na pisemne życzenie Producenta na każdym etapie tego procesu, przy czym Jednostka Certyfikująca może domagać się poniesienia przez Producenta kosztów realizacji procesu do chwili jego przerwania.

 

Powodem przerwania przez Jednostkę Certyfikującą procesu certyfikacji może też być nie wywiązanie się Producenta w ustalonym terminie z uzupełnienia wymaganej dokumentacji lub nie wniesienie ustalonych opłat.

 

Nadzór w procesie certyfikacji

Jednostka Certyfikująca realizuje nadzór nad certyfikowanym produktem objętym decyzją w sprawie certyfikacji zgodnie z dokumentami certyfikacyjnymi. Nadzór ten dotyczy oceny zgodności produkcji, przeglądu i decyzji w sprawie certyfikacji. Czynności te obejmują okresowe działania związane z nadzorem oznakowanych produktów dla zapewnienia wykazania ciągłej ważności zgodności z wymaganiami dotyczącymi produkcji ekologicznej i znakowania produktów ekologicznych.            

Informacje nadzoru w procesie certyfikacji obejmują:

• wyniki kontroli,
• wyniki badań produktów,
• proponowane zmiany w działaniach związanych z nadzorem,
• wykonanie zaleceń pokontrolnych i usuwanie niezgodności w uzgodnionych terminach,
• skargi i reklamacje dotyczące Producenta i certyfikowanych produktów,
• odwołania, skargi,
• informacje dotyczące zmian zakresu certyfikatów,
• informacje od Producenta o planowanych zmianach w procesie produkcji,
• realizacja zmian wymagań wprowadzonych przez Jednostkę Certyfikującą,
• żądanie informacji przez stronę trzecią,
• wszelkie informacje z rynku dotyczące działalności Producenta.

 

Nadzór nad prawidłowością używania certyfikatu

Nadzór nad prawidłowością używania certyfikatu jest jednym z podstawowych wymagań systemu oceny zgodności i stanowi przedmiot Umowy między Producentem a Jednostką Certyfikacyjną.

Zasady prawidłowego wykorzystania certyfikatów, ich przyznawania i cofania Jednostka Certyfikująca określa  Producentom w Umowie.

 

Podstawowymi zasadami prawidłowego używania certyfikatu dotyczącego wyrobu są:

• stosowanie certyfikatu wyłącznie do wyrobów spełniających ustalone wymagania,
• stosowanie certyfikatu tylko do tych wyrobów, dla których został wystawiony,
• nie odstępowanie certyfikatu do stosowania innej osobie fizycznej lub prawnej,
• informowanie Jednostki Certyfikującej o wszystkich zamierzonych zmianach dotyczących certyfikowanego wyrobu, procesu produkcyjnego,
• stosowanie oznaczania wyrobu informacjami związanymi z uzyskanym certyfikatem w sposób określony w Umowie,
• wykorzystywanie w reklamie informacji o uzyskanym certyfikacie w sposób zgodny z Umową,
• w przypadku stwierdzenia podejrzenia naruszenia prawa i niezgodności stosuje się zapisy Instrukcji DP-01-I02.

 

 

Postępowanie wyjaśniające

 

Jednostka Certyfikująca nadaje działaniom związanym z postępowaniem wyjaśniającym priorytet w celu wyeliminowania lub ograniczenia ryzyka dla zdrowia ludzi, zwierząt i roślin, dobrostanu zwierząt lub – w odniesieniu do GMO i środków ochrony roślin – również dla środowiska.

W przypadku podejrzenia niezgodności Jednostka Certyfikująca przeprowadza postępowanie wyjaśniające w celu potwierdzenia lub wyeliminowania takiego podejrzenia.

W razie konieczności działania obejmują:

1. prowadzenie przez odpowiedni okres wzmożonych kontroli w odniesieniu do zwierząt, towarów
   i podmiotów;
2. w stosownych przypadkach zatrzymanie zwierząt i towarów oraz wszelkich niedozwolonych substancji lub produktów.

 

Jednostka certyfikująca przeprowadza postępowanie wyjaśniające w przypadku uzasadnionego podejrzenia lub gdy tego podejrzenia nie można wykluczyć w celu stwierdzenia obecności w produkcie przeznaczonym do stosowania lub wprowadzania do obrotu jako produkt ekologiczny lub produkt w okresie konwersji produktu lub substancji niedozwolonych.

 

Przeprowadzając postępowanie wyjaśniające Jednostka certyfikująca określa co najmniej:

1. nazwę, identyfikację partii, własność i fizyczną lokalizację danych produktów ekologicznych lub jeśli dotyczy produktów w okresie konwersji;
2. czy dane produkty są nadal wprowadzane do obrotu jako produkty ekologiczne lub jeśli dotyczy produkty w okresie konwersji lub stosowane w produkcji ekologicznej;
3. rodzaj, nazwę, ilość i inne istotne informacje dotyczące obecnych niedopuszczonych produktów lub substancji;
4. na jakim etapie produkcji, przygotowania, przechowywania lub dystrybucji i gdzie dokładnie wykryto obecność niedopuszczonych produktów lub substancji, w szczególności w odniesieniu do produkcji roślinnej, niezależnie od tego, czy próbka została pobrana przed zbiorami, czy po zbiorach;
5. ewentualny wpływ na inne podmioty w łańcuchu dostaw;
6. wyniki wcześniejszych postępowań wyjaśniających dotyczących danych produktów ekologicznych lub jeśli dotyczy produktów w okresie konwersji oraz podmiotów.

 

Metody i techniki przeprowadzania postępowania wyjaśniającego:

Postępowanie wyjaśniające przeprowadza się przy zastosowaniu następujących metod i technik kontroli obejmujących w stosownych przypadkach:

1. sprawdzenie systemów kontroli wdrożonych przez Producenta oraz uzyskanych przez nie wyników;
2. sprawdzenie:

-   wyposażenia, środków transportu, obiektów i innych miejsc będących pod kontrolą Producenta oraz ich otoczenia;

-   zwierząt i towarów, w tym półproduktów, surowców, składników, substancji pomocniczych w przetwórstwie oraz innych produktów wykorzystanych do przygotowania i produkcji towarów lub do żywienia bądź leczenia zwierząt;

-   produktów i procesów stosowanych w ramach czyszczenia i konserwacji;

-   identyfikowalności, etykietowania, prezentacji, reklamowania i odpowiednich materiałów opakowaniowych, w tym materiałów przeznaczonych do kontaktu z żywnością;

1. kontrole warunków higienicznych w obiektach wykorzystywanych przez Producenta;
2. ocenę procedur dobrej praktyki wytwarzania, dobrej praktyki higienicznej, dobrej praktyki rolniczej oraz procedur opartych na zasadach analizy zagrożeń i krytycznych punktów kontroli (HACCP);
3. badanie dokumentów, zapisów identyfikowalności i innych zapisów, które mogą mieć znaczenie dla oceny zgodności z przepisami, w tym dokumentów towarzyszących żywności, paszom i wszelkim substancjom lub materiałom dostającym się na teren zakładu Producenta i opuszczającym go;
4. rozmowy z Producentem i jego pracownikami;
5. weryfikowanie pomiarów dokonanych przez Producenta i wyniki innych badań;
6. pobieranie próbek, analizę, diagnostykę i badania;
7. audyty wykonane u Producenta;
8. wszelkie inne działania niezbędne do zidentyfikowania przypadków niezgodności.

 

W wyniku postępowania wyjaśniającego są formułowane wnioski co najmniej w odniesieniu do:

1. integralności produktów ekologicznych i jeśli dotyczy produktów w okresie konwersji;
2. źródła i przyczyny obecności niedopuszczonych produktów lub substancji;
3. stosowania produktów lub substancji, które nie zostały dopuszczone do stosowania w rolnictwie ekologicznym;
4. nie podjęcia środków ostrożności na każdym etapie produkcji, przygotowania i dystrybucji, które są proporcjonalne i adekwatne do celów identyfikacji i zapobiegania ryzyka zanieczyszczenia produkcji i produktów ekologicznych niedopuszczonymi produktami lub substancjami, w tym systematycznej identyfikacji punktów krytycznych;
5. ewentualnego wpływu na inne podmioty w łańcuchu dostaw;
6. wyników wcześniejszych postępowań wyjaśniających dotyczących danych produktów ekologicznych lub jeśli dotyczy produktów w okresie konwersji oraz podmiotów;

 

Po zakończeniu postępowania wyjaśniającego Jednostka certyfikująca sporządza sprawozdanie końcowe.

Sprawozdanie to zawiera:

1. zapisy konkretnych elementów metod i techniki przeprowadzania kontroli;
2. zapisy informacji wymienianych z właściwym organem (GIJHARS) i innymi Jednostkami certyfikującymi w związku z prowadzonym postępowaniem wyjaśniającym.

 

 

Kontynuowanie działalności w zakresie objętym certyfikatem

Producent, który prowadzi produkcję metodami ekologicznymi lub importuje produkt ekologiczny pochodzący z państw trzecich lub eksportuje produkty ekologiczne do państw trzecich, posiadający certyfikat zgodności wydany przez Jednostkę Certyfikującą i zamierzający kontynuować działalność w zakresie objętym certyfikatem, zobowiązany jest do zawnioskowania o kontynuację procesu certyfikacji w terminie do końca kwietnia każdego roku kalendarzowego lub w przypadku przetwórstwa produktów ekologicznych, pasz, win i innych produktów, w tym drożdży używanych jako żywność lub pasza – do 30. dni kalendarzowych poprzedzających dzień utraty ważności posiadanego certyfikatu zgodności, przesyłając co najmniej:

-     informacje o zakresie i rodzaju prowadzonej działalności dotyczącej produktów rolnictwa ekologicznego, (w przypadku nieprzetworzonych roślin i produktów roślinnych, w tym nasion i innego materiału przeznaczonego do reprodukcji roślin, zwierząt gospodarskich i nieprzetworzonych produktów pochodzenia zwierzęcego informacje składa się w formie Planu produkcji roślinnej (DP-01-F03-Z01) i/lub Planu produkcji zwierzęcej (DP-01-F03-Z02);

-     zgodę na przeprowadzenie przez Jednostkę Certyfikującą odpłatnej kontroli według Planu kontroli.

 

Producent prowadzący działalność w produkcji ekologicznej i pozostający pod nadzorem Jednostki Certyfikującej jest zobowiązany zgłaszać do Jednostki Certyfikującej wszelkie zmiany dotyczące opisu jednostki produkcyjnej. Zmiany te powinny być zgłaszane w formie pisemnej niezwłocznie od chwili ich wystąpienia.

 

W przypadku kontynuowania przez Jednostkę Certyfikującą certyfikacji mają zastosowanie okresowe działania związane z nadzorem oznakowanych produktów dla zapewnienia wykazania ciągłej ważności zgodności z wymaganiami dotyczącymi produkcji ekologicznej i znakowaniem produktów ekologicznych, w tym zapisy zawarte w Normie PN-EN ISO/IEC 17065:2013-03 pkt 7.4, 7.5, 7.6 oraz w niniejszej Dokumentacji Programowej (DP-01), w tym:

-  pkt 1.3.1 – złożenie wniosku w postaci Planu produkcji roślinnej (DP-01-F03-Z01) i/lub Planu produkcji zwierzęcej (DP-01-F03-Z02) (nie dotyczy przetwórstwa produktów ekologicznych, pasz, wina i innych produktów, w tym drożdży używanych jako żywność lub pasza);

-  pkt 1.3.2 – przegląd wniosku;

-  pkt 1.3.4 – w zakresie przygotowania umowy, kontroli i planu kontroli;

- pkt 1.3.5 – kontroli Producenta;

- pkt 1.3.6 – podejmowanie decyzji o udzieleniu certyfikatu;

- pkt 1.3.7 – przerwanie procesu certyfikacji;

- pkt 1.3.8 – nadzór w procesie certyfikacji;

- pkt 1.3.9 – nadzór nad prawidłowością używania certyfikatu.

 

 

Informowanie o zmianach

W przypadku zmian w wymaganiach lub zaistnienia konieczności wprowadzenia zmian w procedurach związanych z procesem certyfikacji w Jednostce Certyfikującej, Jednostka ta powiadamia o tym wszystkich zainteresowanych wraz z określeniem terminu wprowadzenia tych zmian, w celu umożliwienia podjęcia odpowiednich działań dostosowawczych.

Powyższe ma zastosowanie także w przypadku rozszerzenia zakresu akredytacji Jednostki Certyfikującej lub zmiany przepisów prawnych wiążących Jednostkę Certyfikującą z Producentem. W sytuacjach tych Jednostka Certyfikująca przekazuje informacje podmiotom certyfikowanym dotyczące zmian w wymaganiach certyfikacyjnych oraz procesu przejścia na stosowanie w oferowanej certyfikacji nowych wymagań.

 

Zmiana zakresu certyfikatu

Jeżeli informacja nadzoru dotyczy zmian zakresu certyfikatów uprawniona osoba analizuje zasadność informacji i podejmuje jedną z decyzji:

• rozszerzenie zakresu, jeżeli plonowanie było ≤ 30% od prognozowanego (bez dodatkowych opłat) (nie dotyczy przetwórstwa produktów ekologicznych, pasz, wina i innych produktów, w tym drożdży używanych jako żywność lub pasza),
• zlecenie płatnej kontroli nadzoru, jeżeli plonowanie było wyższe o 30% niż prognozowano (nie dotyczy przetwórstwa produktów ekologicznych, pasz, wina i innych produktów, w tym drożdży używanych jako żywność lub pasza),
• zmniejszenie zakresu certyfikatu,
• zmiany zakresu w wyniku kontroli rocznej,
• zlecenie płatnej kontroli nadzoru, jeżeli zgłoszono dodatkowy zakres,
• rozszerzenie zakresu, jeżeli zgłoszono dodatkowy produkt ekologiczny, ale technologia i miejsce produkcji jest takie same jak podczas kontroli certyfikacyjnej (płatne),
• zlecenie płatnej kontroli nadzoru, jeżeli zgłoszono dodatkowy produkt ekologiczny, ale technologia i/lub miejsce produkcji jest inne niż podczas kontroli certyfikacyjnej.

 

Niezgodności

Jednostka Certyfikująca przyjęła, wdrożyła i stosuje następujące wytyczne, wymienione we Wspólnym katalogu środków, wydanym przez Głównego Inspektora Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych (wytyczna nr BRE.072.1.51.2022 z dnia 29 grudnia 2022 r.):

 

Niezgodność nieznaczna: gdy zachodzi co najmniej jedna z następujących sytuacji:

a) środki ostrożności są proporcjonalne i odpowiednie, a kontrole wprowadzone przez Producenta są skuteczne;

b) niezgodność z przepisami nie ma wpływu na integralność produktu ekologicznego lub produktu w okresie konwersji (okres konwersji nie dotyczy przetwórstwa produktów ekologicznych, pasz, wina i innych produktów, w tym drożdży używanych jako żywność lub pasza);

c) system identyfikowalności może zlokalizować dany produkt/dane produkty w łańcuchu dostaw oraz możliwy jest zakaz wprowadzania do obrotu produktów z odniesieniem do produkcji ekologicznej.

 

Zastosowanie środka w sposób proporcjonalny do niezgodności nieznacznej:

-  przedłożenie przez Producenta planu działania w terminie wyznaczonym na skorygowanie niezgodności z przepisami.

 

Niezgodność znaczna: gdy zachodzi co najmniej jedna z następujących sytuacji:

a) środki ostrożności nie są proporcjonalne i odpowiednie, a kontrole wprowadzone przez Producenta są nieskuteczne;

b) niezgodność z przepisami ma wpływ na integralność produktu ekologicznego lub produktu w okresie konwersji (okres konwersji nie dotyczy przetwórstwa produktów ekologicznych, pasz, wina i innych produktów, w tym drożdży używanych jako żywność lub pasza);

c) Producent nie skorygował w odpowiednim czasie nieznacznej niezgodności z przepisami;

d) system identyfikowalności może zlokalizować dany produkt/dane produkty w łańcuchu dostaw oraz możliwy jest zakaz wprowadzania do obrotu produktów z odniesieniem do produkcji ekologicznej.

 

Zastosowanie co najmniej jednego środka w sposób proporcjonalny do niezgodności znacznej:

-  brak odniesienia do produkcji ekologicznej w znakowaniu i reklamie całej przedmiotowej partii lub serii produkcyjnej zgodnie z art. 42 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2018/848;

- wymagany nowy okres konwersji (nie dotyczy przetwórstwa produktów ekologicznych, pasz, wina i innych produktów, w tym drożdży używanych jako żywność lub pasza);

-  ograniczenie zakresu certyfikatu;

-  poprawa wdrażania środków ostrożności i kontroli przeprowadzonych przez Producenta w celu zapewnienia zgodności.

 

Niezgodność krytyczna: gdy zachodzi co najmniej jedna z następujących sytuacji:

a) środki ostrożności nie są proporcjonalne i odpowiednie, a kontrole wprowadzone przez Producenta są nieskuteczne;

b) niezgodność z przepisami ma wpływ na integralność produktu ekologicznego lub produktu w okresie konwersji (okres konwersji nie dotyczy przetwórstwa produktów ekologicznych, pasz, wina i innych produktów, w tym drożdży używanych jako żywność lub pasza);

c) Producent nie koryguje wcześniejszych znacznych niezgodności z przepisami lub wielokrotnie nie koryguje innych kategorii niezgodności z przepisami;

d) brak informacji z systemu identyfikowalności dotyczącej zlokalizowania danego produktu/danych produktów w łańcuchu dostaw, a zakaz wprowadzania do obrotu produktów z odniesieniem do produkcji ekologicznej nie jest możliwy.

 

Zastosowanie co najmniej jednego środka w sposób proporcjonalny do niezgodności krytycznej:

- brak odniesienia do produkcji ekologicznej w znakowaniu i reklamie całej przedmiotowej partii lub serii produkcyjnej zgodnie z art. 42 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2018/848;

-  zakaz wprowadzania do obrotu produktów zawierających odniesienie do produkcji ekologicznej w danym okresie zgodnie z art. 42 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2018/848;

- wymagany nowy okres konwersji (nie dotyczy przetwórstwa produktów ekologicznych, pasz, wina i innych produktów, w tym drożdży używanych jako żywność lub pasza);

- ograniczenie zakresu certyfikatu;

- zawieszenie certyfikatu;

- wycofanie certyfikatu.

 

Ograniczenie zakresu certyfikatu, zawieszenie certyfikatu, cofnięcie certyfikatu jako środki stosowane w przypadku stwierdzenia niezgodności

 

Ograniczenie zakresu certyfikatu

Ograniczenie zakresu certyfikatu może być zastosowane w przypadkach wymienionych w pkt. 1.7.2 (niezgodność znaczna) i 1.7.3 (niezgodność krytyczna). Ograniczenie zakresu certyfikatu może nastąpić w przypadku wystąpienia niezgodności w jednym lub więcej certyfikowanych produktów ekologicznych, których proces wytworzenia, przechowywania, dystrybucji, oznakowania, importu lub eksportu narusza zasady uznania produktu jako ekologicznego. Ograniczenie certyfikatu następuje do czasu złożenia przez Producenta stosownych wyjaśnień i ich udokumentowania oraz uznania powyższego przez Jednostkę Certyfikującą. W ramach niniejszych działań Jednostka Certyfikująca może wykonać kontrolę dodatkową wraz z możliwością poboru próbek do badań laboratoryjnych.

 

Zawieszenie certyfikatu

Zawieszenie certyfikatu może być zastosowane w przypadkach wymienionych w pkt. 1.7.3 (niezgodność krytyczna). Zawieszenie certyfikatu następuje do czasu wyjaśnienia zaistniałej sytuacji przez powołany Komitet Techniczny lub  przeprowadzenia ponownej kontroli u Producenta lub dostarczenia dokumentacji wyjaśniającej przez Producenta i jej rozpatrzenia przez Jednostkę Certyfikującą.

 

Cofnięcie certyfikatu

Poza przypadkami wymienionymi w pkt. 1.7.3 (niezgodność krytyczna) Jednostka Certyfikująca może cofnąć ważność certyfikatu również w przypadku:

• nadużycia przez Producenta uprawnień wynikających z posiadania certyfikatu,
• stwierdzenia podczas kontroli nadzoru istotnych uchybień niemożliwych do szybkiego usunięcia (naprawy),
• niespełnienie zobowiązań finansowych wobec Jednostki Certyfikującej,
• na wniosek Producenta,
• jeżeli Producent nie wprowadzi w wymaganym terminie zmian wymaganych przez przepisy nadrzędne, certyfikat utraci ważność z dniem obowiązywania przepisów nadrzędnych.

 

Istotne naruszenie może powodować anulowanie kontraktu i spowodować całkowity zakaz korzystania z symbolu produkcji ekologicznej i posługiwania się certyfikatem.

 

Po cofnięciu lub zakończeniu certyfikacji Producent zaprzestaje stosowania wszelkich działań reklamowych, które zawierają jakiekolwiek odniesienie do niej i podejmuje działania skutkujące zwrotem dokumentów certyfikacyjnych.

 

Publikacje

Jednostka certyfikująca prowadzi i publikuje wykaz zarejestrowanych Producentów oraz rejestr wydanych certyfikatów.

Producent wyraża zgodę na podanie przez Jednostkę certyfikującą do publicznej wiadomości informacji o wydaniu lub cofnięciu Producentowi certyfikatu oraz do udostępnienia wszystkich danych zawartych w certyfikacie oraz innych danych, których obowiązek ujawnienia wynika z regulacji prawnych.

 

Cennik na usługi certyfikacyjne

Cennik jest udostępniany na stronie internetowej Jednostki Certyfikującej (www.kcbic.pl)

W procesie certyfikacji wyrobu można wyróżnić koszty związane z następującymi rodzajami czynności:

1. uzgodnienia wstępne, analiza i weryfikacja kompletności dokumentacji, rejestracja wniosku,
2. kontrola procesu produkcji,
3. analiza i ocena merytoryczna dokumentacji zebranej w procesie certyfikacji,
4. opracowanie dokumentów związanych z udzieleniem certyfikatu,
5. nadzór nad używaniem certyfikatu.